Agent d'accueil/assistant polyvalent (F/H)

Entreprise

Le groupe AD Education, présent dans 10 pays en Europe, regroupe 20 établissements réunis autour de valeurs fortes liées à la transmission des savoirs, des savoir-faire et des savoirs-être.
La diversité de nos écoles et de leurs enseignements, nous permettent de former chaque année plus de 30 000 étudiants avec un seul objectif : les accompagner vers une insertion professionnelle réussie en faisant d’eux des acteurs du changement.
Nous proposons des formations d’excellence, en initial ou en alternance, dans les domaines du design, audiovisuel, animation & jeu vidéo, culture et luxe, communication, marketing et digital.
Vous souhaitez intégrer une équipe passionnée, apprendre chaque jour, mais aussi faire évoluer rapidement votre carrière ? Envoyez-nous votre candidature pour rejoindre l’aventure 😉

Descriptif du poste

Créé en 1972 par les éditeurs français du Syndicat National de l’Édition, l’Asfored est la référence en matière de formation aux métiers de l’édition, de la culture, de la presse et de la communication.
Il regroupe deux activités au sein de son centre de formation, gérée par des filiales et des équipes dédiées pour accompagner les différentes réflexions des acteurs du secteur et mettre en œuvre vos projets de formation : la formation professionnelle continue Edinovo, et la formation diplômante et en alternance proposée par le CFA de l’Édition-Asfored.
L’Asfored, fort de ses 50 ans, c’est une connaissance experte et accrue du secteur, dont l’objectif est de répondre aux besoins et aux évolutions métiers du secteur de l’édition et de la culture : audit, conseil, veille, tendances, fonctionnement de l’entreprise.

Nous recrutons un(e) chargé(e) d'accueil/assistant(e) polyvalent(e) pour notre campus dans le 13e arrondissement de Paris.

Missions principales :

A l'accueil :

• Assurer l'accueil des visiteurs et répondre à leurs demandes
• Gérer l'accès aux bureaux et aux salles de formation en vérifiant les autorisations nécessaires
• Filtrer les appels téléphoniques en fonction de leur importance et transmettre les communications ou mettre les appels en attente de manière courtoise
• Prendre et transmettre les messages aux personnes concernées en veillant à leur exactitude
• Faciliter la circulation des informations entre les équipes, formateurs, et visiteurs externes pour assurer une communication fluide
• Gérer les situations tendues ou conflictuelles au téléphone avec tact et diplomatie
• Rechercher des informations pertinentes ou identifier les interlocuteurs compétents en fonction des demandes spécifique

Gestion administrative :

• Réceptionner et trier le courrier entrant
• Affranchir le courrier sortant et aller chercher le courrier au bureau de poste si nécessaire
• Gérer l'envoi de colis et suivre leur acheminement jusqu'à la confirmation de réception
• Connaître l'offre de formation pour pouvoir renseigner et orienter les demandes
• Coordonner le planning des salles de formation avec les responsables et s'assurer de leur disponibilité
• Préparer et imprimer les supports de formation pour les formateurs et participants (formation initiale et continue)
• Veiller au bon déroulement des formations, notamment durant les pauses, en assistant sur place

Gestion des stocks :

• Surveiller et mettre à jour l'état des stocks de fournitures (papier, stylos, matériel technique, etc.)
• Passer des commandes auprès des fournisseurs en suivant le processus de commande jusqu'à la livraison finale
• Commander des ouvrages spécifiques pour les formations auprès des librairies, en fonction des besoins des formateurs

Gestion technique :

• Vérifier régulièrement le bon fonctionnement du matériel audiovisuel et informatique dans les salles de formation (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.)
• Organiser l'installation et la disposition des salles en collaboration avec les prestataires techniques, y compris la configuration des logiciels requis

Missions annexes/complémentaires

• Diffuser les consignes de sécurité (incendie, premiers secours, etc.) aux collaborateurs et aux visiteurs.
• Former les collaborateurs et visiteurs à l'utilisation des équipements de sécurité (extincteurs, alarmes, etc.)
  

Profil

• Capacité d’adaptation pour travailler avec différents publics : apprentis, formateurs, intervenants extérieurs...
• Savoir garder son calme en toutes circonstances
• Informer son responsable en cas de problème
• Se tenir au courant des changements dans l’école et mémoriser les informations
• Avoir une bonne présentation de manière à valoriser l'image de l'école

Poste en CDI - 35h

Horaires : 9h-17h