Assistant polyvalent (H/F)

Entreprise

Le groupe AD Education, présent dans 10 pays en Europe, regroupe 20 établissements réunis autour de valeurs fortes liées à la transmission des savoirs, des savoir-faire et des savoirs-être.
La diversité de nos écoles et de leurs enseignements, nous permettent de former chaque année plus de 30 000 étudiants avec un seul objectif : les accompagner vers une insertion professionnelle réussie en faisant d’eux des acteurs du changement.
Nous proposons des formations d’excellence, en initial ou en alternance, dans les domaines du design, audiovisuel, animation & jeu vidéo, culture et luxe, communication, marketing et digital.
Vous souhaitez intégrer une équipe passionnée, apprendre chaque jour, mais aussi faire évoluer rapidement votre carrière ? Envoyez-nous votre candidature pour rejoindre l’aventure ?

Descriptif du poste

Missions principales :

En tant qu'assistant(e) de direction des services généraux, vous aurez pour mission de superviser et d’organiser l’ensemble des tâches administratives liées à la gestion des travaux, des partenariats et des contrats, en lien direct avec les équipes internes. 

1. Gestion des travaux :

• Élaborer des tableaux de bord de l’activité de l’entreprise concernant les travaux, incluant le suivi budgétaire et financier des projets
• Assurer le suivi des devis et factures travaux : validation, envoi au prestataire, enregistrement interne, rapprochement et mise en paiement
• Mise en paiement des quittances de loyers pour les locaux des campus et gestion des factures prestataires des services généraux (maintenance, ménage, copieurs, etc.)

2. Gestion des partenariats (Hôtels, Restaurants) :

• Développer et négocier des partenariats avec des hôtels et restaurants pour les événements internes de l'entreprise
• Renouveler annuellement les contrats corporate avec les hôtels partenaires et négocier les tarifs
• Assurer la collaboration pour les réservations de chambres et événements internes spécifiques

3. Gestion des contrats de maintenance et assurances :

• Suivre les contrats de maintenance : réception, gestion des échéances, et mise en comptabilité des factures (entretien, réparations, contrats annuels)
• Validation et approbation des devis/contrats pour les prestations de maintenance
• Gérer les sinistres : suivi des sinistres jusqu’au remboursement de l’assurance, envoi des attestations RC aux différents campus
• Gérer les déclarations dégât/vol 

4. Gestion des locaux et du bureau AD :

• Gérer la logistique des bureaux (attribution des badges, des casiers, suivi des interventions techniques et des besoins logistiques)
• Veiller à la bonne tenue du bureau et au bon fonctionnement des équipements (copieurs, matériel informatique, etc.)

5. Préparation des audits Qualiopi :

• Préparer et mettre à jour les dossiers nécessaires pour les différents audits Qualiopi
• Mise à jour des dossiers

Profil

• Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans le secteur du BTP
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Maîtrise des outils bureautiques (pack Office)
• Bonne communication et esprit d’équipe
• Anglais courant obligatoire