Assistant gestion locative (H/F)

Entreprise

AD Education est un leader européen de l'enseignement supérieur spécialisé dans les formations créatives. Présent dans 9 pays en Europe, à travers 23 établissements et 75 campus, nous formons chaque année plus de 46 000 étudiants aux métiers de la création, du design, de l'audiovisuel, de l'animation, du digital, de la communication, de la culture et du luxe. 

En France le groupe réunit des écoles prestigieuses telles que l'Ecole de Condé, ECV, ESP, ESD, EAC, l'Institut National de Gemmologie, l'école Supérieure du Parfum. 

Notre mission: former les futurs talents créatifs et managériaux qui auront un impact positif sur notre société.

Descriptif du poste

Dans le cadre du développement de notre réseau d’écoles, nous recherchons un(e) Assistant(e) gestion locative expérimenté(e) chargé(e) de piloter l’ensemble de nos contrats bailleurs pour nos campus en France. Ce poste clé garantit le bon fonctionnement opérationnel de l'ensemble des sites.
L’assistant(e) gestion locative est le garant de la qualité de la relation bailleurs et des contrats liés au bâtiments, dans le respect des normes de sécurité, des contraintes budgétaires et des exigences propres au secteur de l'enseignement supérieur.

Vos principales missions :

Gestion locative :

• Suivre les baux commerciaux des campus
• Gérer les loyers et les quittances
• Assurer la relation avec les bailleurs

Assurances et sinistres :

• Gérer les contrats d'assurance
• Déclarer et suivre les sinistres (dégâts des eaux, vols, etc.)
• Suivre les remises en état et les remboursements
• Fournir les attestations d'assurance aux campus

Facturation et suivi financier :

• Contrôler les devis et les factures
• Assurer le rapprochement devis/factures
• Préparer les validations pour paiement
• Suivre les dépenses liées aux services généraux (maintenance, ménage, travaux, copieurs...)
• Suivi des contrats de maintenance
• Gérer les contrats et leurs échéances
• Organiser les interventions des prestataires
• Assurer le suivi administratif des réparations et des travaux
• Gestion des contrats copieurs
  
• Suivre les contrats et les factures de location et d'impression
• Assurer le classement et l'archivage des documents

Qualité (Qualiopi) :

• Préparer les dossiers d'audit
• Mettre à jour les documents nécessaires au suivi de la certification

Missions complémentaires 

• Assurer le lien avec les bureaux de contrôle
• Participer ponctuellement à l'accueil physique et téléphonique en cas de besoin

Qualités et compétences techniques

• Bonne connaissance de la gestion des baux et des contrats.
• Maîtrise du suivi administratif et financier (devis, factures, paiements).
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Bon relationnel et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel notamment).

Profil

Première expérience réussie (2 à 5 ans) en gestion locative, immobilier tertiaire ou administration de patrimoine.